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Gestión de la información

En el contexto de la Política de Gobierno Digital en Colombia, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) define el dominio de Información como un conjunto de lineamientos y prácticas para la gestión de la información en las entidades públicas, buscando que esta se maneje de forma efectiva, segura y alineada con los objetivos estratégicos de cada entidad. Los roles dentro de este dominio se enfocan en asegurar que la información sea accesible, de calidad, interoperable y útil para la toma de decisiones.

 

A continuación, se describen las principales funciones de las personas que trabajan en el dominio de información:

Gestion de la Información

  • Definir políticas de gestión de la información: Desarrollar y aplicar políticas para la gestión y uso de la información institucional, alineándose con los principios de integridad, disponibilidad, calidad y seguridad.
  • Establecer y supervisar estándares de calidad de datos: Definir criterios de calidad para asegurar que los datos sean precisos, completos, actualizados y consistentes, supervisando su cumplimiento en toda la entidad.
  • Definir roles y responsabilidades para la gestión de datos: Asignar funciones específicas en el manejo de la información, como administradores de datos, dueños de datos y usuarios, estableciendo procedimientos claros de gestión.

  • Clasificar y catalogar la información: Crear estructuras y taxonomías para organizar los datos de manera lógica y estandarizada, permitiendo un fácil acceso y recuperación de la información.
  • Definir procesos de almacenamiento y archivo: Implementar sistemas y procesos para la adecuada conservación y protección de la información, conforme a las normativas de archivo y gestión documental.
  • Optimizar el ciclo de vida de la información: Administrar la información a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación, procesamiento, almacenamiento y eventual disposición final o archivo, para asegurar su aprovechamiento y protección.

  • Implementar estándares de interoperabilidad: Asegurar que los datos sean compatibles entre sistemas y plataformas, promoviendo la integración y el flujo de información entre las entidades del Estado.
  • Coordinar procesos de intercambio de datos: Facilitar la integración de los sistemas internos de la entidad con otras entidades públicas, asegurando que los datos fluyan de forma segura y accesible para optimizar los servicios.
  • Desarrollar servicios de información interoperables: Apoyar el diseño de servicios digitales que aprovechen la interoperabilidad para mejorar la experiencia de usuario y la eficiencia de los procesos interinstitucionales.

  • Implementar políticas de seguridad de la información: Definir y hacer cumplir las políticas de seguridad para proteger los datos contra accesos no autorizados, pérdidas o corrupción.
  • Gestionar los riesgos asociados a la información: Identificar y evaluar riesgos relacionados con el manejo de datos e implementar controles para mitigar amenazas, cumpliendo con los lineamientos de ciberseguridad.
  • Garantizar la protección de datos personales: Asegurar que el tratamiento de datos personales se realice conforme a la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y la normativa vigente de protección de la privacidad.

  • Monitorear y evaluar la calidad de los datos: Implementar métricas y procesos para evaluar y mejorar la precisión, consistencia y completitud de los datos, realizando ajustes necesarios para mantener su calidad.
  • Capacitar al personal en manejo de la información: Promover la capacitación continua de los funcionarios en temas de calidad de datos, estándares de gestión de información y buenas prácticas de administración de datos.
  • Realizar auditorías de calidad de datos: Implementar auditorías periódicas de los datos para identificar posibles problemas de calidad y realizar mejoras continuas.

  • Analizar y transformar datos en información útil: Facilitar el procesamiento y análisis de datos para obtener insights que sean útiles para la toma de decisiones estratégicas en la entidad.
  • Desarrollar informes y reportes de gestión de información: Generar reportes de indicadores y métricas que apoyen la evaluación y seguimiento de los proyectos y programas de la entidad.
  • Apoyar en la creación de tableros de control y sistemas de visualización de datos: Facilitar el diseño de herramientas de visualización y análisis que permitan a los líderes acceder rápidamente a información clave.

  • Garantizar el acceso a la información pública: Asegurar que la información de interés público sea accesible y esté disponible para los ciudadanos, en cumplimiento con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (Ley 1712 de 2014).
  • Promover la publicación de datos abiertos: Facilitar el acceso a los datos en formatos abiertos, fomentando la transparencia y el acceso de terceros a la información para su reutilización en proyectos de innovación y análisis.
  • Mantener portales de transparencia y datos abiertos: Supervisar la actualización de la información en los portales de datos abiertos y transparencia, asegurando que los ciudadanos tengan acceso a datos actualizados y confiables.

Estas funciones son fundamentales para asegurar que el dominio de información en las entidades públicas de Colombia se gestione de manera eficiente y segura, permitiendo un aprovechamiento óptimo de los datos en beneficio de los ciudadanos y la administración pública.